Rapport sur les partenariats avec les municipalités 2020
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2020 : UNE ANNÉE COMME AUCUNE AUTRE
Nous avons connu une année extraordinaire.
Les valeurs imposables pour 2020 étaient prêtes, nous en étions à quelques semaines seulement de l’envoi des avis d’évaluation foncière résidentielle, et c’est à ce moment-là que la pandémie de COVID-19 a frappé. Peu après, le gouvernement provincial a reporté la mise à jour de l’évaluation foncière 2020.
Pendant cette année de premières, nous nous sommes efforcés de trouver de nouvelles façons de vous soutenir dans vos objectifs immédiats et ceux à long terme.
ÉVOLUTION DES PRIORITÉS POUR RÉPONDRE À VOS BESOINS
Lorsque la pandémie a frappé, notre priorité absolue était de soutenir nos partenaires municipaux et nos employés. Pendant les quelques premières semaines, nous avons mobilisé notre groupe de liaison avec les municipalités (GLM) et les municipalités afin de nous renseigner sur vos défis, vos priorités et vos échéanciers. Ce que nous avons entendu nous a permis de définir notre programme pour le reste de 2020 :
  • Maintenir les activités de la SEFM, avec une perturbation minimale des services.
  • Continuer à saisir la nouvelle évaluation pour soutenir les assiettes fiscales des municipalités.
  • Ajuster les échéanciers pour augmenter le traitement et la flexibilité.
  • Offrir de reporter le paiement de l’imposition municipale.
Grâce à la collaboration et au partenariat avec les municipalités, nous avons réalisé tout cela, et beaucoup plus.
« Nous écoutons, nous nous adaptons et nous exploitons la technologie pour répondre aux priorités de nos partenaires municipaux, afin que vous puissiez vous concentrer sur le soutien des communautés de l’Ontario pendant cette époque sans précédent. »
Carmelo Lipsi, vice-président
et chef de l’exploitation, SEFM
RESPONSABILITÉ FINANCIÈRE ET RÉCEPTIVITÉ
Nous comprenons que vos municipalités prennent des décisions difficiles. Nous avons également cherché de nouveaux moyens de gérer notre flux de trésorerie et de différer les dépenses là où c’est possible. Cela nous a permis d’offrir aux municipalités un report unique du paiement de l’imposition pour vous permettre de soutenir les propriétaires.
Le conseil d’administration de la SEFM a également approuvé le budget d’exploitation 2021 de la Société, avec une augmentation totale de 0 % de l’imposition municipale et aucune réduction aux services.
« Nous sommes conscients des pressions actuelles sur le fonctionnement des municipalités. C’est pourquoi nous avons approuvé une augmentation de 0 % du budget d’exploitation de la SEFM pour 2021. »
Alan Spacek, président du conseil d’administration de la SEFM
TRAVAILLER DIFFÉREMMENT POUR MIEUX VOUS SERVIR
Nous avons trouvé de nouvelles façons de mieux servir les municipalités tout en gérant nos coûts. Pour ce faire, nous avons collaboré avec nos partenaires municipaux afin d’obtenir les renseignements dont nous avons besoin pour saisir rapidement la nouvelle évaluation, malgré les fermetures et les restrictions liées à la pandémie de COVID-19. Nous avons lancé un nouveau processus en ligne permettant aux municipalités de soumettre les plans de construction numériques à la SEFM par l’entremise de Municipalités branchées. Une façon sûre et sécurisée de partager ces renseignements. Plus de 200 municipalités ont fourni des plans de construction électroniques en 2020, et beaucoup d’autres ont fourni un accès à l’information au bureau ou par l’entremise de la collecte en bordure de trottoir.
« Bien que nous ayons profité du programme de collecte en bordure de trottoir de la SEFM pendant la COVID-19, nous voyons l’intérêt de soumettre des plans de construction à la SEFM en ligne par l’entremise de WorkSight, car il s’agit d’un moyen sécuritaire et efficace, tant pour nous que pour la SEFM. Nous travaillons à numériser nos plans et à passer à la soumission en ligne non seulement pendant la pandémie, mais aussi à long terme. »
Steve Zorbas, directeur général intérimaire des services généraux et directeur financier de la Cité de Welland
Saisie de 37,3 milliards de dollars en nouvelle évaluation
Pour mieux saisir la nouvelle évaluation, nous avons trouvé des gains d’efficacité et nous avons prolongé nos échéanciers. Par conséquent, nous avons saisi 4,6 milliards de dollars supplémentaires en nouvelles constructions ou en additions aux propriétés existantes, portant à 37,3 milliards de dollars le total de la nouvelle évaluation saisie en 2020. Notre réceptivité – et les efforts faits par les municipalités pour communiquer les renseignements sur évaluation de manière nouvelle et innovante – signifie que cette importante source de revenus municipaux continue de croître. Plus de revenus pour vous aider à financer vos priorités locales alors que vous répondez à l’incertitude continue créée par la COVID-19.
« Nous avons profité du nouveau processus de soumission numérique de la SEFM pendant la pandémie et, par conséquent, nous voyons traiter plus de notre nouvelle évaluation que ce à quoi nous nous serions attendus si la SEFM n’avait pas eu accès à l’information pendant la COVID-19. »
James Krauter, trésorier adjoint, Cité de Guelph
RELATIONS AVEC NOS PARTENAIRES MUNICIPAUX
La collaboration avec nos partenaires municipaux est plus importante que jamais. C’est pourquoi nous continuons à chercher des occasions de nous connecter et de partager des idées et des renseignements sur vos évaluations et sur l’évolution du paysage immobilier de l’Ontario. Avant la pandémie, nous avons fourni une mise à jour lors du Congrès 2020 de la Rural Ontario Municipal Association (ROMA). Nous avons fait savoir qu’au cours des 10 dernières années, la valeur des propriétés de l’Ontario avait augmenté de plus de 70 %, avec une valeur imposable actuelle de 2,96 mille milliards de dollars. Le nombre de propriétés a augmenté de 623 000 pendant la même période. Lorsque les associations municipales ont transféré leurs congrès en ligne, nous étions là.
  • Nicole McNeill, présidente-directrice générale, Alan Spacek, président du conseil d’administration, et Carmelo Lipsi, vice-président et chef de l’exploitation, ont fait des présentations lors du Congrès annuel de l’Association des municipalités de l’Ontario (AMO). Ils ont partagé des renseignements sur la façon dont nous adaptions nos activités pour soutenir les municipalités tout en naviguant la COVID-19 ensemble.
  • Nous avons participé au congrès de la Municipal Finance Officers Association, où nous avons communiqué des renseignements sur notre travail, tenu des discussions fructueuses avec nos partenaires municipaux et présenté une mise à jour sur les améliorations continues à notre portail municipal, Municipalités branchées.
  • Nous avons rencontré les membres de notre groupe de liaison avec les municipalités en 2020, afin de partager des renseignements et de trouver des solutions aux défis découlant de la pandémie.
  • Par l’entremise de notre nouvelle série mensuelle de webinaires pour les municipalités, nous avons communiqué des mises à jour sur des sujets d’intérêt local et provincial à nos partenaires municipaux. Les séminaires en direct nous ont permis de communiquer avec 300 participants par mois en moyenne, et nous avons étendu cette portée en partageant les enregistrements sur notre liste de diffusion des webinaires pour les municipalités.
  • Notre équipe de TI certifiée ISO 27001 a communiqué les pratiques exemplaires de notre cheminement en matière de sécurité des données dans la revue Municipal Monitor de l’ASTMO et lors du congrès de l’Association des Systèmes d’Information Municipale du Canada (ASIM).
  • Au cours de notre délégation au groupe de travail numérique du gouvernement de l’AMO en mars, nous avons fourni des renseignements utiles sur la cybersécurité qui ont servi à l’élaboration de la trousse d’outils sur la cybersécurité de l’AMO pour les municipalités de l’Ontario.
« Nous cherchons des moyens de travailler en collaboration avec nos partenaires gouvernementaux afin de partager des renseignements collectifs avec nos intervenants communs. Pour cela, nous avons organisé conjointement un webinaire pour les municipalités concernant le Programme d’imposition foncière des biens agricoles administré par le ministère de l’Agriculture, de l’Alimentation et des Affaires rurales (MAAARO) et Agricorp. Les municipalités ont pu entendre les trois parties et nous avons eu un excellent dialogue qui a permis de répondre à des questions communes. »
James Harvey, directeur des comptes, Relations gouvernementales, SEFM
VOUS AIDER À VOIR PAR-DESSUS L’HORIZON : TRANSFORMER LA MANIÈRE DONT NOUS PARTAGEONS DES DONNÉES AVEC LES MUNICIPALITÉs
Tout au long de l’année 2020, nous avons introduit d’importantes améliorations axées sur l’utilisateur dans Municipalités branchées afin d’améliorer votre expérience et d’obtenir les données nécessaires à la saisie de la nouvelle évaluation tout en protégeant les renseignements des propriétaires. La prochaine itération de Municipalités branchées arrive à l’horizon. Pour répondre aux besoins évolutifs de nos partenaires municipaux, nous avons accéléré le calendrier de ce projet bâti à l’interne et engagé un groupe de 18 municipalités pour fournir régulièrement des commentaires à mesure de son avancement. Le nouveau système jettera les bases d’un outil de transformation hautement collaboratif qui améliorera l’expérience de l’utilisateur afin de faciliter l’accès à l’information et étendre les façons dont les municipalités peuvent utiliser les données à la SEFM pour les aider à planifier.
« Le téléversement de plans de construction numériques dans WorkSight a permis à notre municipalité de gagner du temps, car nous ne sommes plus obligés de rechercher et d’imprimer manuellement des plans papier pour que la SEFM les examine, et maintenant la SEFM a accès plus rapidement à des renseignements qui nous aideront à élargir notre assiette fiscale. »
Stephen Dickey, directeur des services aux entreprises et trésorier du canton, canton de Loyalist
SATISFACTION DE NOTRE ENTENTE SUR LES NIVEAUX DE SERVICE
Notre entente sur les niveaux de service (ENS) établit les normes de rendement pour les services d’évaluation dont les municipalités et les propriétaires dépendent le plus. Comme la pandémie a changé notre monde et notre mode de fonctionnement à tous, nous avons ajusté nos priorités pour répondre à l’évolution de vos besoins.
Sur les 12 niveaux de service mesurés, nous avons atteint 90 % de tous les objectifs de niveau de service pour la période de 12 mois menant au troisième trimestre de 2020. C’est le résultat de notre engagement envers la collaboration, les processus et la technologie.
En réponse aux besoins des partenaires municipaux, nous avons apporté une amélioration importante dans le traitement des disjonctions et des consolidations. En date de juin 2020, 83 % d’entre elles avaient été traitées conformément à nos normes de l’ENS, comparativement à 20 % en juin 2019. Une amélioration de 63 % en un an pour l’un de nos processus les plus importants, qui s’est maintenue pendant le reste de l’année 2020.
« La diligence dont a fait preuve notre directeur des comptes de la SEFM en surveillant les téléversements de permis de construire et en attirant de manière proactive notre attention sur un manque d’activité nous a permis de régler un problème dont nous n’avions pas connaissance. Nos excellentes relations de travail nous permettent de collaborer et de régler les problèmes rapidement et, par conséquent, aucun permis de construction n’a été manqué et aucune évaluation n’a été perdue. »
Lisa Beaulieu, spécialiste en évaluation et en immobilier, Cité de North Bay
REGARD SUR L’AVENIR
Alors que nous nous tournons vers 2021, nous continuerons à collaborer avec nos partenaires municipaux sur les moyens de les soutenir au mieux en ces temps difficiles. En plus de lancer la nouvelle itération de Municipalités branchées l’an prochain, nous introduirons également de nouveaux outils qui permettront aux municipalités d’exploiter les données de la SEFM pour soutenir leurs besoins opérationnels. Nos partenaires municipaux nous ont fait part du rôle important que jouent les données pour les aider à reconnaître et à mettre en œuvre des solutions locales. Nous nous engageons à faire partie des solutions. Ensemble, en 2020, nous avons travaillé pour recenser des moyens de rassembler les plans de construction et nous avons constaté la valeur des soumissions numériques pour accélérer l’ajout de nouvelle évaluation pour les municipalités. En 2021, nous continuerons à travailler avec nos partenaires municipaux pour trouver d’autres moyens de les aider à numériser leurs autorisations et plans de construction. Dans l’ensemble, la COVID-19 a présenté de nombreux défis pour nous tous. En même temps, elle nous a également obligés à travailler ensemble pour trouver des moyens de faire les choses différemment. Nous prévoyons que cela se poursuivra en 2021 et nous nous engageons à collaborer avec nos partenaires municipaux alors que nous traversons ensemble cette période de changement.
« En 2021, nous continuerons à favoriser le dialogue et la collaboration avec nos partenaires municipaux afin de nous assurer que nous continuons à répondre à l’évolution de vos besoins. »
Chris Rickett, directeur, Relations avec les municipalités et les intervenants, SEFM
MERCI
Au cours d’une année extraordinaire, remplie de défis et d’incertitudes, nos relations de collaboration ont rendu beaucoup de choses possibles. Nous vous remercions de votre partenariat et de votre engagement continu à assurer la sécurité et la solidité des communautés de l’Ontario. Notre équipe de relations avec les municipalités et les intervenants est ici pour vous soutenir alors que vous continuez à vous concentrer sur les enjeux qui importent le plus dans vos communautés. Si vous avez des questions concernant ce rapport, veuillez prendre contact avec votre directeur ou directrice des comptes.
« La pandémie nous a donné l’occasion de devenir un partenaire plus innovant et plus agile. Nous nous réjouissons à l’idée de continuer à explorer de nouvelles façons d’établir des relations avec nos partenaires municipaux et de les servir. »
Nicole McNeill, présidente-directrice générale
de la SEFM
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